Avec l’application de l’article 286 du Code Général des Impôts, voilà ce qui va changer au 1er janvier 2018 

A cette date, toute personne, physique ou morale, de droit privé ou public qui est assujettie à la TVA, sera dans l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse et/ou de comptabilité certifié, sous peine de risquer une amende de 7500 €uro.

La loi impose qu’à partir du 1er janvier 2018 le logiciel sur lequel vous réalisez vos encaissements et vos facturations devra être conforme. En cas de contrôle, vous devrez être en capacité de présenter le certificat ou l’attestation fournie par l’éditeur.

Le respect de cette réglementation met en avant 4 obligations que nous allons détailler durant les quatre prochaines semaines.

L'inaltérabilité

Votre progiciel doit vous garantir une sauvegarde systématique des données qui ne pourra être modifiée ultérieurement.

On ne jette plus l’original !
Votre outil de gestion doit vous assurer que ni le temps ni les manipulations ne modifieront les enregistrements.

Finies les modifications ou les annulations sans enregistrement !
Le logiciel que vous utilisez doit conserver toutes les modifications réalisées sur les documents commerciaux sous forme d’enregistrements internes !

La sécurisation

Votre progiciel doit vous garantir une sauvegarde de l’historique de vos données.

Traçabilité et protection des documents !
Votre logiciel doit conserver les données d’origine, mais aussi toutes les modifications enregistrées et les données permettant la réalisation des pièces justificatives émises pour pouvoir les produire à la demande de l’administration fiscale.

Un mode « Ecole » limité et sécurisé !
L’emploi d’une fonction « école » destinée à l’enregistrement d’opérations fictives à des fins de formation doit être sécurisé (mention « factice » ou « simulation » en trame de fond) et l’identité de l’opérateur doit être conservée.

La conservation

On réalise au minimum une clôture comptable par an !
Cette clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile).

Et pour les logiciels de caisses, c’est une clôture journalière et mensuelle !
Toutes les données enregistrées doivent être conservées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives, récapitulatives, intègres et inaltérables calculées par le système.

L'archivage

Un archivage qui doit être régulier et tracé ! 
Le logiciel de comptabilité, de gestion, de caisse doit permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie qui est au maximum annuelle ou par exercice. Chaque opération d’archivage doit également être enregistrée.

Des archives qui demeurent accessibles à l’administration fiscale !
En cas de contrôle, vos archives doivent être facilement accessibles et lisibles par l’administration fiscale, même si vous avez changé de logiciel ou de système entre temps.